De vakantie staat stilaan voor de deur. Alvorens van een welverdiend verlof te genieten is het wel zo nuttig om even stil te staan bij een goede out-of-office om een berg dringende ongeopende mails bij je terugkomst te vermijden.

Maar wat is nu een goed out-of-office bericht? Wij geven je graag een aantal tips.

Waarom & hoelang ben je afwezig

Geef in je out-of-office altijd mee waarom je er niet bent. Ben je op vakantie of neem je enkele dagen verlof? Onderga je een ingreep? Geef gerust de reden mee waarom je er niet bent, maar vermijd nodeloze details. Niemand heeft er een boodschap aan dat je voor een haarimplantaat afwezig zal zijn.

Geef daarnaast ook duidelijk aan hoelang je niet bereikbaar zal zijn en wanneer dit opnieuw het geval is. “Ik ben twee weken op vakantie” vervang je dus beter door: “ik ben afwezig van 12 juli en zal maandag 26 juli opnieuw te bereiken zijn”.

Geef alternatieven aan

Dringende vragen zullen zich altijd aandienen. Geef daarom in je out-of-office ook aan bij wie je klanten terecht kunnen tijdens je verlof. Vermeld daarbij steeds de naam van de persoon en geef ook een telefoonnummer of e-mailadres aan waarop je vervanger valt te bereiken. Het is natuurlijk ook aangenaam dat deze persoon op de hoogte wordt gebracht dat je hem/haar vermeld in je out-of-office.

Ben je helemaal weg of lees je je berichten?

Tegenwoordig kan je bijna overal en op elk moment aan je mails dus ook op vakantie. Sommige klanten zullen daar ook vanuit gaan bij dringende vragen. De beste tip die we je kunnen geven is om volledig afstand te doen van je werkmails om de batterijen op te laden. Geef dan ook duidelijk mee in je out-of-office dat je je mails niet zal lezen of niet bereikbaar bent.

Personal touch

Probeer je bericht in de mate van het mogelijke te kleuren met een personal touch. Je mag hier gerust humor bij gebruiken. Wat je het beste meegeeft, kan je zelf bepalen: jij weet immers op welke toon je met je kanten omgaat en wat er gepast is binnen je bedrijf.

Stel je out-of-office tijdig in

Je kan je out-of-office best een tweetal dagen op voorhand inschakelen. Zo hoef je niet op het allerlaatste moment een tekst uit je mouw te schudden en weten je klanten al dat je op je laatste werkdag je to do’s aan het afhandelen bent en kunnen zijn rekening houden met je afwezigheid.

Je kan je out-of-office ook een dagje langer ingeschakeld laten. Zo weten anderen dat ze de dag van je terugkeer niet onmiddellijk een antwoord op hun mail hoeven te verwachten.